原创博文

说你不会写Email,你难过,怪我咯

信息爆炸的时代,Email也许是当前最流行的商务沟通方式,有人说用QQ,MSN等即时通软件沟通更好,其实我个人觉得不好,商务沟通讲究的说话的逻辑紧密性;即时通软件容易说着说着跑偏,逻辑不紧密,更重要的当你被其他事情打断,对方等你半天得不到回复,不火冒三丈才怪。即时通软件我觉得日常聊家常比较好,交流情感,而更正式的交流应该采用传真或者Email。

好了,废话半天咯,那么我根据自己的工作经验,聊一聊,怎样通过Email达到我们沟通交流的目的。

写Email的目的,通常分为个人邮件和商务邮件,今天我们主要聊的是商务邮件,个人邮件一般怎样写都没啥问题。商务邮件分为对外、对内。对外的商务邮件,一般公司都有自己的模板,只要相关的数据和客户名称不错,犯错的概率就会很小。对内就是发给领导、下属、平级同事的邮件,写好这些邮件,我发现有以下共性:

1、邮件的标题很重要

没有针对性的邮件标题,也就是让所有人都认为这封邮件属于群发的邮件,一般人都不会看。比如你的邮件是推广SEO文章,你写“SEO优化大法,瞬间提高你网站的流量”,不如写成“网扑蜘-说你不会写Email文章……的SEO优化建议”,我收到邮件后,第一时间绝对点开“网扑蜘-……”,并认真研读,说不定还要跑到你的官网上浏览一番。以此类推,现在做广告推广的你,建议还是看看对方的官网的产品。

2.先说重点,电报式的话语,让对方一眼看懂

不管在那个地方,任何一家公司的领导职位越高,看的邮件也是越多,当然招聘专员和招商专员看的更多;他们这些人的时间都是有限的,单位时间内阅读大量的邮件;若是你没有及时表达清楚,他们根本没有耐心看完你的邮件,更不知道你要表达的是什么。怎样有好的沟通表达见我的另外一篇文章《工作汇报、工厂沟通、沟通业绩》,在此不做详谈。

因此邮件开头的敬语结束后,你需要第一时间表达我是做什么的,我能帮你解决什么问题。要是写给领导的邮件,更要领导知道你想做什么,需要领导帮你什么,简明,明确,清晰的告知领导,你写这个邮件的目的。至于证明你为什么写这个邮件的论证观点,数据分析等,就留到最后说吧。

3.错别字,病句,模棱两可的语句千万不要来

2016两会期间,天朝的顶级报社把“习*平,中国最高领导人……”,写成了“习*平,中国最后领导人……”,看完我担心那个编辑和主编,他们结局,可以猜得出来。

因此,写完整个邮件,你要逐句的读一遍,咬文嚼字的去找茬,发现语言的组织,段落的分行,字体的颜色以及大小。尽量不适用反问句,直述你的意见,因为网络发展促使很多人练成“一目十行”的技能。

举个例子:各位朋友,欢迎来到网扑蜘的博客站点,在这个博客主要分享工厂上班的同学怎样晋升,立志于做成互联网业内最好管理博客,希望大家踊跃投稿,优质的稿件我们将给与你奖励,投稿者给我10块钱。

有没有看到不是给你10元,而是给我10元。因为大量的互联网信息的阅读,造成一目十行技能外,还形成惯性思维,看到奖励,肯定是给我的。

好,看看算命先生常用的一句话“爹在娘先死”,你说谁死了?

4、你要清楚邮件的目的,并表达出去,需要你的逻辑思维缜密

邮件的目的清晰,是每封邮件必须具备的,不知道目的的邮件,估计这个世界没有。

平常我写邮件的逻辑思路:写邮件的理由,达成什么目的、那个地点、那些人做事、怎样做,做出来的的结果,看起来很像管理学的5W2H,好吧,我承认,他就是5W2H的演化版。

这里面最关键是怎样做,做出来的的结果。也是你能真正解决什么样的问题,给邮件接收者解决什么样的问题。

5.文不如表,表不如图

文字化成表格,要求你字数必须精短;表格给人一目了然,但人的大脑是“好色之图”,表格更能让人感觉清爽悦目。内容精简又表达目的,让阅读的人印象深刻。

上面是一些我的想法,可能不成熟,请看客多指教。

 

关于作者

为五斗米折腰

变种文青,故名网扑蜘。管理学系出身,嗜可乐、音乐、电影,还有一点点文学。平时隐藏在工厂工作,熟悉制造业工厂的管理运行模式。工厂的事情往往不是那么尽善尽美,更多的时候,它们烂透了。但不想20岁就已死了,到了80岁才下葬的结局,故而,写作分享经验与志同道合者。
格言:「Be true to your work, and your work will be true to you.」

既然来了,写点什么,相互学习交流

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