说你不会写Email,你难过,怪我咯

信息爆炸的时代,Email也许是当前最流行的商务沟通方式,有人说用QQ,MSN等即时通软件沟通更好,其实我个人觉得不好,商务沟通讲究的说话的逻辑紧密性;即时通软件容易说着说着跑偏,逻辑不紧密,更重要的当你被其他事情打断,对方等你半天得不到回复,不火冒三丈才怪。即时通软件我觉得日常聊家常比较好,交流情感,而更正式的交流应该采用传真或者Email。

好了,废话半天咯,那么我根据自己的工作经验,聊一聊,怎样通过Email达到我们沟通交流的目的。

写Email的目的,通常分为个人邮件和商务邮件,今天我们主要聊的是商务邮件,个人邮件一般怎样写都没啥问题。商务邮件分为对外、对内。对外的商务邮件,一般公司都有自己的模板,只要相关的数据和客户名称不错,犯错的概率就会很小。对内就是发给领导、下属、平级同事的邮件,写好这些邮件,我发现有以下共性:

1、邮件的标题很重要

没有针对性的邮件标题,也就是让所有人都认为这封邮件属于群发的邮件,一般人都不会看。比如你的邮件是推广SEO文章,你写“SEO优化大法,瞬间提高你网站的流量”,不如写成“网扑蜘-说你不会写Email文章……的SEO优化建议”,我收到邮件后,第一时间绝对点开“网扑蜘-……”,并认真研读,说不定还要跑到你的官网上浏览一番。以此类推,现在做广告推广的你,建议还是看看对方的官网的产品。

2.先说重点,电报式的话语,让对方一眼看懂

不管在那个地方,任何一家公司的领导职位越高,看的邮件也是越多,当然招聘专员和招商专员看的更多;他们这些人的时间都是有限的,单位时间内阅读大量的邮件;若是你没有及时表达清楚,他们根本没有耐心看完你的邮件,更不知道你要表达的是什么。怎样有好的沟通表达见我的另外一篇文章《工作汇报、工厂沟通、沟通业绩》,在此不做详谈。

因此邮件开头的敬语结束后,你需要第一时间表达我是做什么的,我能帮你解决什么问题。要是写给领导的邮件,更要领导知道你想做什么,需要领导帮你什么,简明,明确,清晰的告知领导,你写这个邮件的目的。至于证明你为什么写这个邮件的论证观点,数据分析等,就留到最后说吧。

3.错别字,病句,模棱两可的语句千万不要来

******此例子已经被平屏蔽………………************

因此,写完整个邮件,你要逐句的读一遍,咬文嚼字的去找茬,发现语言的组织,段落的分行,字体的颜色以及大小。尽量不适用反问句,直述你的意见,因为网络发展促使很多人练成“一目十行”的技能。

举个例子:各位朋友,欢迎来到网扑蜘的博客站点,在这个博客主要分享工厂上班的同学怎样晋升,立志于做成互联网业内最好管理博客,希望大家踊跃投稿,优质的稿件我们将给与你奖励,投稿者给我10块钱。

有没有看到不是给你10元,而是给我10元。因为大量的互联网信息的阅读,造成一目十行技能外,还形成惯性思维,看到奖励,肯定是给我的。

好,看看算命先生常用的一句话“爹在娘先死”,你说谁死了?

4、你要清楚邮件的目的,并表达出去,需要你的逻辑思维缜密

邮件的目的清晰,是每封邮件必须具备的,不知道目的的邮件,估计这个世界没有。

平常我写邮件的逻辑思路:写邮件的理由,达成什么目的、那个地点、那些人做事、怎样做,做出来的的结果,看起来很像管理学的5W2H,好吧,我承认,他就是5W2H的演化版。

这里面最关键是怎样做,做出来的的结果。也是你能真正解决什么样的问题,给邮件接收者解决什么样的问题。

5.文不如表,表不如图

文字化成表格,要求你字数必须精短;表格给人一目了然,但人的大脑是“好色之图”,表格更能让人感觉清爽悦目。内容精简又表达目的,让阅读的人印象深刻。

上面是一些我的想法,可能不成熟,请看客多指教。

 

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  • Hellen 3年前 (2016-03-24)

    我举得不错,用邮箱可以追溯。

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  • 嘻嘻不要 3年前 (2016-03-24)

    好像有个慢递邮件吧,

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  • 傅远林博客 3年前 (2016-03-25)

    我基本上准备尽量少用微信联系工作方面的事,尽量用电子邮件——可追溯。

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  • themebetter 3年前 (2016-03-25)

    用邮件办公是不少人的习惯,让人有思考的空间。

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  • 东皇太一 3年前 (2016-03-25)

    说的很对。还有一个就是要有个正规的昵称,不要搞什么非主流错别字火星文或者很傻比的名

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    • 为五斗米折腰 3年前 (2016-03-25) 官方

      说得对,有机会的话,我给看看收到奇葩的简历,一起乐乐……

  • 优妈妈博客 3年前 (2016-03-25)

    现在基本上不用邮件了

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    • 为五斗米折腰 3年前 (2016-03-25) 官方

      优妈妈的博文很好,亲子的博文,也只有妈妈能坚持下来,爸爸不得行。

  • 米粒博客 3年前 (2016-03-25)

    很久没发过邮件了

  • 崔可 3年前 (2016-03-27)

    每天都是写各种邮件,累死了。。。。
    每天都要收一大堆邮件,其中还有不少垃圾邮件,屏蔽都屏蔽不掉,
    你是怎么屏蔽掉的?

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  • 姜辰 3年前 (2016-03-27)

    学生时代还是很少用EMAIL的

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    • 为五斗米折腰 3年前 (2016-03-29) 官方

      目前还是基本上,每天都要处理邮件,学生时代估计都用QQ。

  • 小胖 3年前 (2016-03-28)

    信息技术高速发展的现在,通讯工具越来越多,可以选择的方式也越来越多,往往不会局限在发邮件的方式。。比如我,就不好看邮件。

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    • 为五斗米折腰 3年前 (2016-03-29) 官方

      确实也是!每个公司文化不一样吧,邮件的重要性也不一样。

  • Koolight 3年前 (2016-03-28)

    如今的邮件基本上被IM取代了,若心中藏有另一个人,可能会派上用场。

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  • 懿古今 3年前 (2016-04-02)

    老实说,真的很久很久没有真正去写邮件了,很多都是直接通过社交软件,如QQ或微信直接联系沟通

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  • 林三 3年前 (2016-04-04)

    变种文青,我这是首次听说,颇有趣味呢,阁下见解倒是很特别。

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    • 为五斗米折腰 3年前 (2016-04-04) 官方

      哈哈,当时很想标榜哈自己,结果没有适用词,干脆就写一个不一样的文青。

  • 小C博客 3年前 (2016-04-24)

    邮件这种东西就公司用下,其他都没用过!!

  • 伊可可 3年前 (2016-04-29)

    五一快乐!我都离不开邮件,另外写东西我都会逐字推敲。

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  • 李洁博客 3年前 (2016-05-05)

    其实吧,我也不会写Email,这个信息化的时代,想想上学那会还写邮寄信件呢

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    • 为五斗米折腰 3年前 (2016-05-05) 官方

      工作中有锻炼的机会,就会写了,另猜想你工作很轻松,都不用写邮件,羡慕!

  • 随望淡思 3年前 (2016-05-05)

    现在别说九零后不擅长写邮件了。八零后也不喜欢了。反倒是怀念以前用笔写信的时代

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    • 为五斗米折腰 3年前 (2016-05-05) 官方

      大多数人都用QQ,但是聊天证据很难留得下来,于是就用邮箱,快捷,也不用每次备份数据,直接发送邮箱即可保存,方便,正式。

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